Régularisation des charges locatives après le départ du locataire : solde, provision et délai
Votre locataire a rendu les clés en avril, et l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée : vous avez donc un mois pour lui restituer son dépôt de garantie. Mais le syndic n'arrêtera les comptes de l'immeuble qu'en octobre. Vous ignorez encore s'il vous doit un complément de charges ou l'inverse. Ce décalage a une solution encadrée, à condition de vérifier d'abord comment votre bail meublé fait payer les charges.
La réponse en 60 secondes
Étape 1 : vérifier si votre bail meublé est au forfait ou aux provisions
C'est le tri qui commande toute la suite, et il tient à une souplesse propre au meublé de résidence principale : le bail prévoit soit des provisions avec régularisation annuelle, soit un forfait. Le choix entre les deux et la méthode de régularisation en cours de bail sont traités dans notre article dédié à la régularisation des charges locatives en meublé. Ce qui nous intéresse ici, c'est la conséquence de ce choix au moment du départ, et elle est brutale.
Le montant du forfait doit être inscrit dans le bail. Il ne doit pas être disproportionné par rapport au montant de charges appliqué au précédent locataire. Le forfait ne doit pas s'accompagner d'un complément à verser ou d'une régularisation ultérieure.
Au forfait, la sortie du locataire ne donne lieu à aucun décompte de charges : ni complément réclamé au titre des dépenses réelles, ni remboursement d'un excédent. Cela ne vous prive pas, en revanche, de retenir un forfait de charges resté impayé, qui est une somme due au même titre qu'un loyer.
Une précision utile, car elle est souvent mal comprise : ce que le forfait interdit, c'est la régularisation. Un forfait de charges que le locataire n'a jamais payé reste une somme exigible, et se retient sur le dépôt de garantie comme n'importe quel impayé, justificatifs à l'appui.
Reste la question de la provision de 20 %. La fiche officielle ne l'interdit pas expressément au forfait : elle ne la prévoit tout simplement pas. Son parcours ne décrit l'arrêté des comptes provisoire et la provision plafonnée que pour les baux dont les charges sont payées par provisions ; pour les baux au forfait, elle ne mentionne que les retenues. Nous en déduisons, et il faut le dire pour ce que c'est, une lecture de la fiche et non une règle écrite, qu'un bail au forfait ne se prête pas à la conservation d'une provision : celle-ci n'a de sens que dans l'attente d'un décompte, et au forfait ce décompte n'existera jamais. Par prudence, si votre bail est au forfait, ne conservez rien à ce titre.
Si votre bail prévoit des provisions, poursuivez.
Étape 2 : faire partir le compte à rebours à la bonne date
Le délai de restitution ne démarre ni à la fin du bail, ni à la date de l'état des lieux de sortie, mais à la remise des clés. C'est une erreur classique, et elle coûte cher puisqu'elle décale le calcul de la majoration de retard.
En fin de bail, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit rendre le dépôt de garantie [...] dans un délai maximum de 1 mois. Le délai commence à partir du jour où le locataire rend les clés du logement.
Le délai passe à deux mois lorsque l'état des lieux de sortie n'est pas conforme à celui d'entrée. Dans les deux cas, le point de départ reste la remise des clés, en mains propres ou par lettre recommandée.
Deux réflexes à avoir le jour même. Faites signer une décharge de remise des clés, datée : c'est votre preuve du point de départ. Et recueillez la nouvelle adresse du locataire ainsi que ses coordonnées bancaires. L'adresse n'est pas une simple courtoisie : la majoration de retard ne s'applique pas lorsque le retard résulte de ce que le locataire ne vous l'a pas communiquée. Si vous n'obtenez rien, ne restez pas passif pour autant : adressez votre décompte et votre proposition de restitution en recommandé avec accusé de réception à la dernière adresse connue, celle du logement, et conservez l'avis.
| Cas de figure à la sortie (meublé) | Ce que vous devez rendre, et quand |
|---|---|
| État des lieux de sortie conforme à celui d'entrée | Dépôt de garantie sous 1 mois à compter de la remise des clés |
| État des lieux de sortie non conforme | Dépôt de garantie sous 2 mois à compter de la remise des clés |
| Logement en immeuble collectif, charges aux provisions | Solde partiel dans le délai ci-dessus, provision plafonnée à 20 % conservée |
| Accord écrit de solde immédiat entre les parties | Solde total dans le délai ci-dessus, sans provision conservée |
| Solde définitif des charges, après l'assemblée générale | Dans le mois qui suit l'approbation des comptes de l'immeuble |
| Nouvelle adresse non communiquée par le locataire | Délais inchangés, mais la majoration de 10 % par mois de retard n'est pas due |
Étape 3 : établir l'arrêté des comptes provisoire
Vous ne pouvez pas attendre l'assemblée générale pour rendre le dépôt de garantie. La règle vous demande donc un exercice intermédiaire : arrêter les comptes de charges de façon provisoire, sur la base des éléments dont vous disposez, c'est-à-dire les appels de fonds trimestriels déjà émis par le syndic et les dépenses déjà connues.
Lorsque le logement fait partie d'une copropriété, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit faire un arrêté des comptes de charges provisoire. Il peut conserver une provision jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble. Le montant de la provision doit être fixé à l'appui de documents justificatifs. Il ne doit pas dépasser 20 % du montant du dépôt de garantie.
Trois conditions, souvent réduites à la seule dernière : un arrêté provisoire écrit, des documents justificatifs à l'appui du montant retenu, et un plafond de 20 % du dépôt de garantie, pas 20 % des charges. Notez le verbe : le bailleur doit établir l'arrêté, il peut conserver une provision.
Le plafond porte sur le dépôt de garantie, pas sur les charges. En meublé de résidence principale, le dépôt de garantie ne peut pas dépasser deux mois de loyer hors charges : c'est le plafond propre au meublé, le double de celui de la location nue.
Le montant du dépôt de garantie ne doit pas dépasser 2 mois de loyer (hors charges), et il doit être indiqué dans le bail.
C'est le plafond applicable au logement meublé loué en résidence principale. Il sert d'assiette au calcul de la provision de charges conservée à la sortie.
Pour un loyer de 800 euros et un dépôt de 1 600 euros, la provision conservée ne peut donc pas dépasser 320 euros, quel que soit le montant des charges que vous anticipez. Si votre estimation dépasse ce plafond, vous ne pouvez pas retenir davantage sur le dépôt : le surplus éventuel se réclamera plus tard, une fois les comptes arrêtés.
Étape 4 : distinguer les retenues des provisions, et les justifier
Une provision au titre des charges à venir n'est pas une retenue. La retenue correspond à une somme déjà due par le locataire : loyers impayés, forfait ou provisions de charges non réglés, charges déjà régularisées et impayées, indemnité d'occupation, frais de remise en état de dégradations constatées.
Une retenue est une somme que le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut garder. Cette somme correspond à un montant restant dû par le locataire. Par exemple, il peut s'agir d'un impayé de loyers ou de charges, de frais liés à des dégradations ou à des travaux locatifs non faits.
La fiche range expressément l'impayé de charges parmi les retenues possibles, y compris lorsque le bail est au forfait. Toute retenue doit être appuyée par des documents justificatifs remis au locataire : une retenue non documentée est un motif classique de condamnation, alors même que la créance existait.
La frontière entre dégradation imputable et usure normale se joue sur deux documents que le locataire vous opposera : la répartition des réparations locatives et, si vous l'avez annexée au bail, la grille de vétusté. Avant de chiffrer la moindre ligne, vérifiez aussi que chaque poste appartient bien à la liste réglementaire des charges locatives récupérables en meublé, et que vos retenues pour dégradations résistent à la comparaison des deux états des lieux.
Quatre retenues qui se retournent contre le bailleur
Ce que doit contenir votre courrier de restitution
Aucun texte n'impose de formalisme, et c'est précisément ce qui piège les bailleurs : la lettre de restitution est pourtant la première pièce que lira le juge si le locataire conteste. Elle se rédige comme un décompte, pas comme une lettre de courtoisie.
| Bloc du courrier | Ce que vous écrivez | Pièce que vous joignez |
|---|---|---|
| 1. Le rappel du dépôt | Le montant encaissé à la signature, la date de remise des clés, le délai applicable et sa date d'échéance | La décharge de remise des clés signée |
| 2. Les retenues | Chaque somme déjà due, ligne par ligne et chiffrée : loyers impayés, charges impayées, indemnité d'occupation, remise en état | Factures ou devis, états des lieux d'entrée et de sortie, photos datées |
| 3. La provision de charges | Le montant conservé, son calcul, la mention qu'il ne dépasse pas 20 % du dépôt et qu'il sera soldé dans le mois suivant l'approbation des comptes de l'immeuble | L'arrêté des comptes provisoire et les derniers appels de fonds du syndic |
| Le solde versé | Le résultat de l'opération, la date et le moyen de paiement | Le relevé d'identité bancaire communiqué par le locataire |
Envoyez l'ensemble en recommandé avec accusé de réception à la nouvelle adresse du locataire, et conservez une copie du courrier avec ses annexes. C'est cet envoi, et non le virement seul, qui prouvera que vous avez tenu le délai. Deux mentions font la différence en cas de litige : la date de remise des clés, qui fixe le point de départ, et l'engagement écrit de solder la provision, qui dispense le locataire de vous relancer et vous dispense d'y penser.
Étape 5 : solder après l'approbation des comptes de l'immeuble
C'est l'étape qui s'oublie le plus facilement, parce qu'elle intervient des mois après le départ, et c'est celle qui déclenche les relances des anciens locataires. La provision conservée n'est pas acquise : elle est une avance sur un décompte à venir, et ce décompte a une date.
Dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes de l'immeuble, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit faire la régularisation définitive des comptes de charges et rendre le solde au locataire.
Le fait générateur est l'approbation des comptes en assemblée générale, pas la réception du décompte du syndic. Notez la date de l'assemblée dès sa convocation et posez-vous un rappel à un mois.
La régularisation définitive n'est pas un simple virement. Elle obéit aux mêmes formes qu'une régularisation en cours de bail : vous adressez à l'ancien locataire, à la nouvelle adresse qu'il vous a communiquée, un décompte des charges par nature, le mode de répartition entre les logements lorsque le logement est en immeuble collectif, et vous tenez les pièces justificatives à sa disposition pendant six mois à compter de cet envoi.
Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit communiquer les informations suivantes : Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...) Le mode de répartition des charges entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude collective.
Ces exigences de forme valent pour toute régularisation, y compris celle qui intervient après le départ. Un solde reversé sans décompte reste contestable, même lorsqu'il est exact.
Le décompte définitif peut tourner dans les deux sens. Si les charges réelles imputables au locataire sont inférieures à la provision retenue, vous lui reversez la différence. Si elles sont supérieures, la provision vous reste acquise à hauteur du dû, et le surplus devient une créance ordinaire, à réclamer par courrier motivé et justificatifs à l'appui : le dépôt de garantie ne vous sert plus de garantie, vous ne détenez plus rien.
Étape 6 : envisager le solde amiable immédiat
La règle ménage une sortie plus rapide, rarement proposée alors qu'elle arrange souvent les deux parties.
Le locataire et le propriétaire (ou l'agence immobilière) peuvent convenir de solder immédiatement l'ensemble des comptes sans attendre l'approbation des comptes de l'immeuble.
Cet accord doit être écrit et exprès. Il clôt définitivement le compte de charges : vous renoncez à réclamer un complément, le locataire renonce à un éventuel remboursement.
Cet accord vous évite de garder 20 % du dépôt pendant six à huit mois, avec le risque d'oubli et de relance qui va avec. Il se justifie quand l'écart prévisible est faible. Il est en revanche déconseillé quand des travaux importants sont en cours dans l'immeuble ou quand le poste chauffage collectif est volatil.
La majoration de retard, et ce que vous pouvez encore réclamer ensuite
Le retard de restitution se paie : le dépôt à rendre est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé, un jour de dépassement comptant pour un mois entier. La fiche officielle précise que le locataire doit d'abord vous mettre en demeure de restituer.
Lorsque le propriétaire (ou l'agence immobilière) ne rend pas le dépôt de garantie dans le délai prévu, le locataire doit mettre en demeure le propriétaire (ou l'agence immobilière) de le lui rendre. Le montant du dépôt de garantie à rendre au locataire est augmenté d'une somme égale à 10 % du loyer mensuel (hors charges) pour chaque mois de retard commencé. Attention, cette pénalité ne s'applique pas lorsque le retard est provoqué par le fait que le locataire n'a pas indiqué au propriétaire (ou à l'agence immobilière) sa nouvelle adresse lors de la remise des clés.
La majoration suppose qu'un solde soit effectivement dû : elle ne joue pas lorsque des retenues justifiées absorbent la totalité du dépôt. Le mode de calcul et les exemples chiffrés sont détaillés dans notre guide du dépôt de garantie.
Retenez ici la conséquence propre à la sortie en immeuble collectif : attendre l'assemblée générale ne suspend rien, le délai court pendant ce temps. Le détail du mécanisme figure dans notre guide du dépôt de garantie en location.
Dans l'autre sens, un oubli de régularisation ne vous prive pas immédiatement de votre créance.
Le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû. Par exemple, une dette de loyer ou de charges datant de mars 2026 peut être réclamée jusqu'en mars 2029. [...] Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et veut se faire rembourser le trop-versé.
Notez le point de départ que fixe l'exemple de la fiche : la date de la dette elle-même, et non la fin du bail ni le départ du locataire. Le délai est symétrique. Attention aux documents encore en ligne qui annoncent cinq ans, un état du droit antérieur.
Deux limites viennent tempérer ce délai, et il faut préciser ce qui suit : c'est l'énoncé de la fiche officielle, non un état de la jurisprudence, qu'aucune base re-vérifiable ne nous permettait de citer ici.
La régularisation tardive des charges est possible quelle qu'en soit la cause. Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il considère que ce rappel est déloyal, brutal et consécutif d'une faute du propriétaire (ou de son représentant) dans l'exécution du bail. Par exemple, lorsque le locataire a demandé la régularisation des charges et que le propriétaire ne lui a pas répondu.
L'exemple donné est celui de la fiche : le locataire avait réclamé sa régularisation, le bailleur n'a pas répondu. Un rappel de trois années adressé d'un coup à un locataire déjà sorti présente les mêmes traits, sans que l'on puisse affirmer pour autant qu'un juge le sanctionnerait, l'appréciation restant au cas par cas.
S'y ajoute un droit du locataire : lorsque la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant celle de l'exigibilité des charges, il peut exiger un paiement échelonné sur douze mois, par lettre recommandée avec accusé de réception. Régulariser dans les temps reste donc la seule stratégie fiable.
Le prorata entre locataire sortant et locataire entrant
Lorsque le départ intervient en cours d'exercice de copropriété, les charges de l'année doivent être partagées entre les deux occupants successifs. Le principe ne prête pas à discussion : chaque locataire ne doit que les charges correspondant à sa propre période d'occupation, puisqu'il n'est tenu que pendant la durée de son bail. Ce qu'aucun texte ne fixe, c'est la méthode de ventilation entre les deux occupants, et il faut le dire honnêtement plutôt que d'inventer une règle.
La pratique constante consiste à répartir au prorata des jours d'occupation, sur la base du décompte définitif du syndic et des clés de répartition du règlement de copropriété. Certains postes s'y prêtent mal, notamment le chauffage collectif dont la consommation est saisonnière : lorsque le décompte du syndic permet une répartition par période de consommation, c'est cette donnée qu'il faut privilégier plutôt qu'un prorata calendaire aveugle. Le cas le plus fréquent de discussion est la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, annuelle par nature et donc toujours à proratiser : nous en détaillons le traitement dans notre article sur la TEOM récupérable sur le locataire. Conservez le calcul écrit : c'est lui qui rendra votre décompte compréhensible si l'un des deux locataires le conteste.
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