Eau, chauffage collectif, ascenseur, enlèvement des ordures ménagères, entretien des parties communes : une partie des dépenses que vous engagez en tant que bailleur en location meublée peut être refacturée à votre locataire. Ce sont les charges locatives récupérables. Mais attention, vous ne pouvez pas récupérer n'importe quoi : la liste est fixée par décret, elle est limitative, et la méthode de récupération obéit à des règles précises selon que vous optez pour des provisions ou pour un forfait.
Mal maîtrisées, les charges récupérables sont une source fréquente de litiges, de régularisations contestées et de sommes que le bailleur croit pouvoir réclamer alors qu'elles restent légalement à sa charge. Ce guide fait le tour complet de la question pour un loueur en meublé (LMNP) : la définition exacte d'une charge récupérable, la liste de référence, le choix entre provisions et forfait propre au meublé, la mécanique de la régularisation annuelle, et les erreurs qui coûtent cher. Pour le cadre général du bail, vous pouvez aussi consulter notre guide de la location meublée.
La réponse en 60 secondes
Information générale
Qu'est-ce qu'une charge locative récupérable
Une charge locative récupérable est une dépense que le bailleur engage pour le logement ou l'immeuble, mais dont le coût peut être légalement mis à la charge du locataire parce qu'elle correspond à un service ou à un entretien dont celui-ci profite directement. On parle aussi de charges récupérables ou de charges locatives tout court. Elles s'ajoutent au loyer principal et ne se confondent pas avec lui.
La loi pose un principe clair : ces charges ne sont exigibles que sur justification, et seulement si elles entrent dans trois familles précises. Elles couvrent les services rendus liés à l'usage du logement, les dépenses d'entretien courant et de menues réparations sur les éléments communs, et certaines impositions correspondant à des services dont le locataire profite.
Les charges récupérables, sommes accessoires au loyer principal, sont exigibles sur justification en contrepartie : 1° Des services rendus liés à l'usage des différents éléments de la chose louée ; 2° Des dépenses d'entretien courant et des menues réparations sur les éléments d'usage commun de la chose louée. 3° Des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement. La liste de ces charges est fixée par décret en Conseil d'Etat.
Trois familles seulement, et une liste limitative fixée par décret. Tout le reste est à la charge du bailleur.
Le mot important ici est limitative. La liste fixée par décret n'est pas indicative : une dépense qui n'y figure pas ne peut pas être récupérée, même si elle vous paraît logique. C'est la première règle de sécurité pour un bailleur en meublé.
Les trois catégories de charges récupérables
La première catégorie regroupe les services liés à l'usage du logement. Il s'agit par exemple de la consommation d'eau froide, d'eau chaude et de chauffage collectif des parties privatives et communes, de l'électricité des parties communes, ou encore du fonctionnement de l'ascenseur. Ce sont des dépenses dont le locataire bénéficie au quotidien.
La deuxième catégorie couvre l'entretien courant et les menues réparations des éléments d'usage commun. On y trouve l'entretien des espaces verts, le nettoyage des parties communes, l'entretien de la minuterie, des portes d'accès ou des canalisations, ainsi que les petites réparations courantes. La logique est que le locataire doit supporter le coût de l'usage normal qu'il fait des équipements communs, mais pas leur remplacement, qui relève de l'investissement du propriétaire.
La troisième catégorie concerne certaines taxes, au premier rang desquelles la taxe d'enlèvement des ordures ménagères. Cette taxe figure sur l'avis de taxe foncière payé par le bailleur, mais comme elle correspond à un service dont le locataire profite directement, elle est récupérable sur lui. À l'inverse, la taxe foncière elle-même n'est jamais récupérable en location classique.
La liste des charges récupérables (décret 87-713)
La liste de référence est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. C'est le document que tout bailleur devrait avoir sous les yeux au moment d'établir un décompte de charges. Il détaille, poste par poste, ce qui peut être refacturé et dans quelle proportion.
La liste des charges récupérables prévue à l'article 18 de la loi du 23 décembre 1986 figure en annexe au décret. Elle énumère notamment les dépenses d'ascenseur, d'eau et de chauffage, les taxes locatives ainsi que les conditions de récupération des dépenses de personnel.
La rémunération d'un gardien assurant l'entretien et la sortie des ordures n'est récupérable qu'à hauteur de 75 pour cent.
Le tableau ci-dessous synthétise les principaux postes récupérables que rencontre un bailleur en meublé. Il ne remplace pas la lecture du décret, mais il donne les repères essentiels.
| Poste de dépense | Récupérable sur le locataire |
|---|---|
| Eau froide, eau chaude, chauffage collectif | Oui, à la consommation |
| Électricité et entretien des parties communes | Oui |
| Entretien et menues réparations de l'ascenseur | Oui |
| Entretien des espaces verts | Oui |
| Taxe d'enlèvement des ordures ménagères | Oui |
| Rémunération du gardien (entretien et ordures) | Oui, à hauteur de 75 % |
| Gros travaux, ravalement, remplacement d'équipements | Non |
| Taxe foncière, honoraires de gestion | Non |
Un point souvent mal compris concerne le gardien ou le concierge. Lorsqu'il assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, sa rémunération et les charges sociales associées ne sont récupérables qu'à hauteur de 75 pour cent. S'il n'assure qu'une seule de ces deux missions, le taux tombe à 40 pour cent. Récupérer la totalité serait une erreur classique.
Provisions ou forfait : les deux modes en meublé
C'est ici que la location meublée se distingue de la location vide. En meublé, la loi vous offre explicitement deux façons de récupérer les charges, et vous choisissez librement dans le bail. C'est une souplesse précieuse pour un bailleur qui veut alléger sa gestion.
Les charges locatives accessoires au loyer principal sont récupérées par le bailleur au choix des parties et tel que prévu par le contrat de bail : 1° Soit dans les conditions prévues à l'article 23, lorsqu'il s'agit de provisions pour charges ; 2° Soit sous la forme d'un forfait versé simultanément au loyer, dont le montant et la périodicité de versement sont définis dans le contrat et qui ne peut donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure.
Le forfait est propre au meublé : la location vide ne connaît que les provisions avec régularisation.
Le premier mode, les provisions pour charges, fonctionne comme en location vide : vous demandez chaque mois une avance, puis vous régularisez une fois par an en comparant aux dépenses réelles. Le second mode, le forfait, est une somme fixe versée avec le loyer, qui ne donne lieu ni à complément si les charges réelles dépassent, ni à remboursement si elles sont inférieures. Le forfait est réservé à la location meublée : il n'existe pas en location nue.
| Critère | Provisions pour charges | Forfait de charges |
|---|---|---|
| Disponible en meublé | Oui | Oui |
| Disponible en location vide | Oui | Non |
| Régularisation annuelle | Obligatoire | Aucune |
| Justificatifs à fournir | Oui, décompte annuel | Non |
| Risque pour le bailleur | Avance puis ajustement | Sous-estimation non rattrapable |
| Idéal pour | Charges élevées ou variables | Petites charges stables |
Le forfait de charges, simple mais encadré
Le forfait séduit beaucoup de bailleurs en meublé parce qu'il supprime la corvée de la régularisation annuelle. Vous fixez un montant dans le bail, le locataire le paie avec le loyer, et l'affaire est close. Mais cette simplicité a une contrepartie : le forfait est encadré pour éviter qu'il serve à gonfler artificiellement le loyer.
La loi prévoit que le montant du forfait est fixé en fonction des montants réellement exigibles au titre des charges, et qu'il ne peut pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire, ou le précédent locataire, se serait acquitté. Autrement dit, vous ne pouvez pas annoncer un forfait de 150 euros par mois pour un studio dont les charges réelles tournent autour de 30 euros. Le forfait peut être révisé chaque année, dans les mêmes conditions que le loyer principal.
Un forfait disproportionné peut être contesté
À l'inverse, le forfait vous protège mal si vous le sous-estimez : comme il n'admet aucune régularisation, vous ne pourrez pas réclamer le complément en fin d'année si les charges réelles ont grimpé. Le forfait convient donc surtout aux logements aux charges faibles et stables, typiquement un studio ou un deux-pièces sans chauffage collectif.
La régularisation annuelle des provisions
Si vous optez pour les provisions, la régularisation annuelle n'est pas une option : c'est une obligation légale. Une fois par an, vous comparez le total des provisions encaissées aux dépenses réellement engagées, et vous remboursez le trop-perçu ou réclamez le complément.
La loi encadre précisément cette opération. Un mois avant la régularisation, vous devez communiquer au locataire le décompte par nature de charges. Dans les immeubles collectifs, vous indiquez aussi le mode de répartition entre les locataires. Pendant les six mois qui suivent l'envoi de ce décompte, les pièces justificatives doivent être tenues à la disposition du locataire, qui peut donc demander à les consulter.
Le calendrier compte également. Lorsque la régularisation n'a pas été effectuée avant la fin de l'année civile suivant celle de l'exigibilité des charges, le locataire peut demander à payer un éventuel solde par douzièmes, c'est-à-dire étalé sur douze mois. Un bailleur qui régularise avec deux ou trois ans de retard s'expose donc à ne pouvoir réclamer le rattrapage que de façon très étalée, voire à des contestations. La rigueur du suivi est ici votre meilleure alliée. Pour articuler ce suivi avec votre dépôt de garantie en fin de bail, voyez notre guide du dépôt de garantie en location.
Charges récupérables ou non : qui paie quoi
La frontière entre ce qui est récupérable et ce qui ne l'est pas suit une logique simple : le locataire supporte le coût de l'usage et de l'entretien courant, le bailleur supporte le coût de la propriété et du gros entretien. Le remplacement d'une chaudière, le ravalement de façade, la réfection de la toiture ou le changement d'un ascenseur relèvent du propriétaire. L'entretien de ces mêmes équipements, lui, est récupérable.
De la même façon, les honoraires de gestion locative, les primes d'assurance du propriétaire, la taxe foncière (hors part d'enlèvement des ordures ménagères) et les frais de relance ou de contentieux ne sont jamais récupérables. Les inclure dans un décompte de charges est l'une des erreurs les plus fréquentes et les plus facilement contestables. Si vous gérez seul votre bien, un suivi clair de ces postes vous évitera bien des tensions. Notre guide de la gestion locative détaille l'organisation d'ensemble.
Erreurs fréquentes à éviter
La première erreur consiste à récupérer des charges hors liste. La liste du décret 87-713 étant limitative, toute dépense qui n'y figure pas reste à votre charge, quelle que soit sa justification économique. La deuxième erreur est d'oublier la régularisation annuelle quand on a choisi les provisions : une absence de régularisation fragilise toute réclamation ultérieure et peut conduire le locataire à demander le remboursement des provisions versées.
La troisième erreur touche le forfait : le fixer trop haut expose à une révision judiciaire, le fixer trop bas vous prive de tout rattrapage. La quatrième est de récupérer 100 pour cent du salaire du gardien au lieu des 75 ou 40 pour cent autorisés. La cinquième, enfin, est de confondre charges récupérables et travaux : facturer au locataire un remplacement d'équipement vétuste est systématiquement irrégulier.
Questions fréquentes
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