État des lieux meublé : inventaire du mobilier, règles et modèle

En location meublée, l'état des lieux n'est pas une formalité de plus : c'est la pièce maîtresse qui décide, des mois plus tard, si vous pourrez retenir des sommes sur le dépôt de garantie ou si le locataire repartira avec l'intégralité de sa caution. La plupart des litiges entre bailleurs et locataires meublés se nouent ici, sur un document mal rempli, un inventaire du mobilier bâclé, ou un état des lieux de sortie tellement vague qu'aucune réclamation n'est plus possible. Ce guide complet vous donne les règles applicables au meublé, le détail de l'inventaire du mobilier propre à ce régime, la portée exacte de la présomption de l'article 1731 du Code civil, et la méthode pour sécuriser chaque retenue.

Pourquoi l'état des lieux est décisif en location meublée

L'état des lieux remplit une fonction simple à énoncer mais lourde de conséquences : il fige l'état du logement à un instant donné, pour permettre, en fin de bail, de distinguer ce qui relève de l'usure normale du logement de ce qui constitue une dégradation imputable au locataire. C'est la comparaison entre l'état d'entrée et l'état de sortie qui fonde, ou non, une retenue sur le dépôt de garantie.

En meublé, l'enjeu est double. Au-delà du bâti et des équipements, le bailleur loue un ensemble de meubles et d'éléments mobiliers dont il faut aussi tracer l'état et la présence. Un canapé taché, une plaque de cuisson hors service ou une vaisselle dépareillée à la sortie ne pourront être reprochés au locataire que si l'inventaire d'entrée prouve qu'ils étaient présents et en bon état au départ. C'est pourquoi le législateur a prévu, pour le meublé, un document spécifique en plus de l'état des lieux classique.

Avant d'entrer dans le détail, une précision de vocabulaire utile : on parle ici de la location meublée constituant la résidence principale du locataire, régie par la loi du 6 juillet 1989. La location saisonnière ou le meublé de tourisme obéissent à d'autres logiques contractuelles et ne sont pas couverts par ces règles.

État des lieux et inventaire du mobilier : deux documents obligatoires

La loi de 1989 organise l'état des lieux dans son article 3-2. Le texte impose un établissement contradictoire, lors de la remise puis de la restitution des clés, et en autant d'exemplaires que de parties. Autrement dit, le bailleur et le locataire participent ensemble à la rédaction, et chacun repart avec son exemplaire signé, annexé au contrat de location.

À ce premier document s'ajoute, en meublé, une obligation propre : l'inventaire et l'état détaillé du mobilier. La loi exige qu'il soit établi dans les mêmes formes que l'état des lieux, à l'entrée comme à la sortie, et joint au bail. Ce document liste meuble par meuble ce qui garnit le logement et décrit l'état de chaque élément. Il ne peut donner lieu à aucune facturation autre que celle liée à l'établissement de l'état des lieux lui même.

En pratique, ces deux documents sont souvent réunis dans un même formulaire, avec une partie consacrée au logement et une partie consacrée au mobilier, pièce par pièce. Rien ne l'interdit, dès lors que chaque exigence est respectée. Pour comprendre quels meubles doivent au minimum garnir le logement, notre guide de la location meublée détaille la liste réglementaire des équipements obligatoires.

Comment établir un état des lieux d'entrée conforme

Un état des lieux d'entrée solide repose sur trois réflexes. Le premier est la précision de la description. Pièce par pièce, on décrit les sols, les murs, les plafonds, les équipements, en notant l'état avec des termes objectifs et, idéalement, des photographies datées annexées. Les mentions trop générales du type bon état général sont à proscrire : elles ne permettent aucune comparaison utile à la sortie.

Le deuxième réflexe concerne les délais de complément. Le locataire bénéficie d'un délai de dix jours, à compter de l'établissement de l'état des lieux d'entrée, pour demander à le compléter s'il constate un défaut passé inaperçu. De plus, pendant le premier mois de la période de chauffe, il peut demander que l'état des lieux soit complété par l'état des éléments de chauffage. Le bailleur a tout intérêt à accepter ces compléments légitimes : un refus injustifié peut conduire le locataire à saisir la commission départementale de conciliation.

Le troisième réflexe est la remise effective d'un exemplaire à chaque partie. Comme le rappelle l'article 3-2, à défaut d'état des lieux ou de remise d'un exemplaire, la présomption de l'article 1731 du Code civil ne peut pas être invoquée par la partie qui a fait obstacle à l'établissement de l'acte ou à sa remise. Conserver l'unique exemplaire ou ne jamais le transmettre revient donc à se priver soi même de l'arme la plus utile.

Lorsque l'état des lieux ne peut être établi amiablement, par exemple en cas de désaccord ou d'absence d'une partie, il peut être dressé par un commissaire de justice, à l'initiative de la partie la plus diligente et à frais partagés par moitié, les parties étant prévenues au moins sept jours à l'avance.

L'inventaire du mobilier : le réflexe qui protège le bailleur meublé

L'inventaire du mobilier est l'angle mort de beaucoup de bailleurs. On y consacre cinq minutes en fin de visite, alors qu'il conditionne toute réclamation portant sur les meubles. Un inventaire utile recense chaque élément par pièce, en précisant sa nature, sa quantité, sa marque ou son modèle lorsque c'est pertinent, et son état. Pour l'électroménager, on note la marque, le bon fonctionnement constaté et, si possible, les références. Pour la literie et le linge, on précise la quantité et l'état de propreté et d'usure.

L'objectif est de pouvoir, à la sortie, opposer une comparaison incontestable. Si l'inventaire d'entrée mentionne un réfrigérateur en bon état de fonctionnement et que l'inventaire de sortie constate un appareil hors service, la cause de la panne devra être examinée, mais la base de la discussion est posée. À l'inverse, un inventaire d'entrée qui se borne à indiquer cuisine équipée ne permettra jamais de réclamer le remplacement d'un appareil précis.

Les photographies jouent ici un rôle essentiel. Datées et annexées à l'inventaire, elles constituent un mode de preuve que les juges admettent largement, y compris pour renverser une présomption. Mieux vaut un dossier photographique complet à l'entrée qu'un long descriptif sans image.

État des lieux de sortie, vétusté et usure normale

L'état des lieux de sortie obéit aux mêmes exigences de forme que celui d'entrée. Sa fonction est de permettre la comparaison. Mais une nuance capitale doit être maîtrisée : le locataire n'est tenu que des dégradations qui lui sont imputables, et non de l'usure résultant du temps. La jurisprudence est constante sur ce point : les dégradations occasionnées par vétusté, par malfaçon, par vice de construction ou par cas de force majeure ne peuvent pas être mises à la charge du locataire.

Concrètement, il faut distinguer la dégradation, qui résulte d'un usage anormal ou d'un défaut d'entretien du locataire, de la vétusté, qui résulte du seul écoulement du temps et de l'usage normal du bien. Pour objectiver cette distinction, le bail peut prévoir l'application d'une grille de vétusté, qui applique un abattement progressif selon l'ancienneté des éléments. Notre article dédié à la grille de vétusté en location meublée explique comment la construire et l'opposer au locataire.

Sans état des lieux : la présomption de l'article 1731

Que se passe-t-il en l'absence d'état des lieux ? Le principe est posé par l'article 1731 du Code civil : faute d'état des lieux, le preneur est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives, et doit le rendre tel, sauf preuve contraire.

Cette mécanique appelle deux précisions souvent mal comprises. D'abord, la présomption peut être renversée : le locataire conserve la possibilité d'apporter la preuve contraire, notamment par des photographies datées prises à son arrivée. La Cour de cassation l'a confirmé en jugeant qu'une clause de style affirmant que les lieux sont pris en bon état, rédigée en termes trop imprécis, ne suffit pas à établir une présomption opposable au locataire.

Ensuite, l'article 3-2 de la loi de 1989 prive de cette présomption la partie qui a fait obstacle à l'établissement de l'état des lieux. La jurisprudence exige toutefois que cet obstacle soit caractérisé : le juge ne peut pas écarter la présomption sans constater concrètement qu'une partie s'est opposée à l'établissement de l'acte.

Une remarque historique éclaire le sujet pour le meublé. Avant la loi ALUR de 2014, les logements meublés étaient exclus du champ de la loi de 1989, et la présomption de l'article 1731 jouait de plein droit faute de cadre spécifique. Depuis, le meublé de résidence principale est régi par la loi de 1989, qui impose l'état des lieux et l'inventaire du mobilier. Cette évolution rend l'absence d'état des lieux d'autant plus risquée pour le bailleur meublé d'aujourd'hui : ne pas en établir, c'est se reposer sur une présomption fragile que le locataire pourra combattre par tout moyen.

État des lieux et dépôt de garantie : retenues et délais de restitution

C'est au moment de la restitution du dépôt de garantie que l'état des lieux livre toute son utilité. En meublé, le dépôt de garantie peut atteindre deux mois de loyer en principal, par dérogation à la règle générale d'un mois applicable au logement nu.

Le délai de restitution dépend directement de l'état des lieux de sortie. Si celui ci est conforme à l'état des lieux d'entrée, le dépôt doit être restitué dans un délai maximal d'un mois à compter de la remise des clés. Dans le cas contraire, le délai est porté à deux mois. Dans les deux cas, le bailleur peut déduire les sommes restant dues et les retenues dûment justifiées. Un retard de restitution entraîne une majoration égale à dix pour cent du loyer mensuel par mois de retard commencé.

La Cour de cassation rappelle régulièrement cette articulation entre conformité de l'état des lieux et délai de restitution.

Pour chiffrer une retenue, le bailleur doit s'appuyer sur des justificatifs : devis, factures, et le cas échéant application d'une grille de vétusté. Voici un exemple de calcul d'une retenue tenant compte de la vétusté.

Pour aller plus loin sur la mécanique de restitution, ses délais et les pièges associés, consultez notre guide du dépôt de garantie en location.

Litiges fréquents et comment les éviter

Au delà de la vétusté, trois sources de litige reviennent sans cesse. La première est l'état des lieux de sortie inexploitable. Un document qui ne décrit pas réellement les lieux ne permet aucune comparaison et prive le bailleur de toute réclamation. La rigueur du rédacteur, qu'il soit le bailleur ou un mandataire, est ici déterminante.

La deuxième est la preuve. Lorsqu'un état des lieux fait défaut ou est contesté, le juge se fonde sur les éléments de preuve disponibles. La Cour de cassation admet largement les photographies et les constats, même imparfaits, comme éléments de preuve. Un bailleur prudent constitue donc un dossier photographique daté à l'entrée comme à la sortie.

La troisième est la confusion entre les natures de travaux. Le locataire répond des réparations locatives et de l'entretien courant, mais pas des grosses réparations ni de l'usure normale. Distinguer ce qui revient à chacun évite des retenues abusives. Sur la répartition des dépenses récurrentes, notre article sur les charges locatives récupérables en meublé apporte des repères utiles.

Modèle et checklist de l'état des lieux meublé

Un état des lieux meublé complet comporte au minimum les rubriques suivantes : l'identité des parties et l'adresse du logement, la date et le type d'état des lieux (entrée ou sortie), le relevé des compteurs (eau, électricité, gaz), la description pièce par pièce du logement (sols, murs, plafonds, ouvertures, équipements), l'inventaire détaillé du mobilier par pièce avec l'état de chaque élément, les observations éventuelles de chaque partie, et les signatures. Les photographies datées sont annexées.

Checklist pratique avant de signer :

• Vérifier que chaque pièce est décrite avec des termes précis, jamais une mention générale.
• Renseigner l'inventaire du mobilier élément par élément, avec quantité et état.
• Relever les compteurs et, en période de chauffe, prévoir le complément relatif au chauffage.
• Annexer un jeu de photographies datées, pour le logement comme pour le mobilier.
• Établir autant d'exemplaires que de parties et remettre le sien à chacune.
• Rappeler au locataire son délai de dix jours pour demander un complément.